Come ti organizzo la vacanza

L'estate 2018 sarà all'insegna della vacanza fai da te.

No Alpitour.

Con un gruppetto di amici, faremo un giro negli Stati Uniti avendo come base di partenza (e ritorno) New York. Il nostro programma è il più classico che possa esserci, anche perché sui 4 (ma forse diventeremo 6) confermati, sono l'unica ad essere già stata negli States.

Partiremo da NY per dirigerci alla volta di Philadelphia, Washington, cascate del Niagara, Boston e poi rientro nella Grande Mela dove ci concederemo gli ultimi 5 giorni di fare i turisti stanziali. Possibili tappe intermedie sono Lancaster (terra degli Amish), Finger Lakes (dei laghi a forma dita) e Cape Cod a fare whale watching.

Ma non mi interessa parlare del programma di viaggio oggi.

Come si organizza una vacanza fai da te? Io il preventivo dal tour operator me lo sono fatto fare, ma era eccessivamente costoso, decisamente fuori budget (circa 4000 €).

Il primo punto da chiarire è "Dove andiamo?". Già, ancora prima del "Chi?", se vuoi organizzare una vacanza da proporre agli amici, devi dire dove vuoi andare e muoverti parecchio tempo prima.

Io ho iniziato la scorsa estate a spargere la voce che mi sarebbe piaciuto tornare negli Stati Uniti. Chiaramente per mesi, a parte dirlo, non ho fatto niente... fino a gennaio, quando con gli interessati ci siamo incontrati per cercare di capire per chi fosse solo un sogno e per chi, invece, una realtà. Siamo rimasti in 4, forse 6.

Bisogna essere duri, anche un po' cattivi. A marzo abbiamo prenotato l'aereo (la decisione di volare su New York è stata presa già a gennaio, prima di stabilire l'itinerario), anche se due non sapevano ancora se avrebbero avuto le ferie nel periodo prescelto. Cattivi? Forse, ma su un volo intercontinentale le differenze di prezzo da una settimana all'altra sono notevoli... quando ho iniziato a monitorare i prezzi a gennaio, A/R costava circa 600/650 €, a marzo 950 € e ora siamo a 1250 €. Questo non vuol dire essere cattivi, ma rispettare il budget previsto.

Organizzare una vacanza vuol dire lottare con le unghie per rispettare il budget del gruppo. Il budget del gruppo è più importante di quello personale. Anche se io potrei permettermi lo Sheraton (è non è così), si va tra le blatte del Motel 6 senza discutere.

Quindi a marzo abbiamo prenotato il volo e, da lì, abbiamo iniziato a stabilire il piano di viaggio. Perché per andare avanti nell'organizzazione, era necessario approvare all'unanimità il programma. Non si può pensare di catapultarsi dall'altra parte del mondo ad agosto e improvvisarsi viaggiatori, a meno che non si abbia un budget illimitato.

Ma noi comuni mortali dobbiamo fare i conti per realizzare i nostri sogni. Meglio farli a casa per avere tempo di risparmiare.

Ho proposto diversi itinerari ascoltando le esigenze di tutti, tenendo conto delle due settimane a disposizione durante le quali non c'è tempo di fare il coast to coast (a meno che non si voglia passare una vacanza a guidare o in treno). Gli spostamenti lunghi devono essere seguiti da spostamenti brevi. Da evitare due giorni consecutivi fatti di 6 ore di auto.

Alla fine abbiamo approvato il programma, specialmente sappiamo dove dovremo dormire ogni notte e quando avremo bisogno dell'auto a noleggio.

Prenotazione hotel. Fondamentale è prenotare con largo anticipo almeno i pernottamenti di più giorni e quello della prima notte. Il nostro volo arriverà di sera, quando in Italia sarà già l'1 di notte circa, quindi non è fisicamente fattibile mettersi subito in macchina.

Abbiamo scelto di pernottare in zona JFK (l'albergo è a circa 10' dall'aeroporto) e solo il giorno successivo partiremo alla scoperta degli Stati Uniti.

Poi abbiamo prenotato l'albergo a Cape Cod dove staremo 3 notti (Boston è raggiungibile in circa un'ora d'auto, ci andremo in giornata) e infine quello di New York.

Scegliere questi alberghi non è stato semplice perché bisogna tenere conto di diversi fattori ed esigenze. Io quando scelgo un hotel all'estero lo voglio con il wi-fi gratis perché internet è il modo più economico per comunicare con la famiglia in Italia. E poi voglio la cancellazione gratuita ed il pagamento in struttura. Ad esclusione dei giorni a NY, voglio anche il parcheggio.

Ho filtrato i risultati delle ricerche in questo modo. Poi gli altri aspetti che ho valutato sono stati: il voto medio, il prezzo (comprensivo delle tasse che negli States può fare la differenza), la colazione, la comodità delle stanze (dando voti da 0 a 2... due letti queen in 4 sono zero punti, due queen e un king sono due punti), la distanza dal punto di interesse e la presenza o meno della piscina. Il fattore prezzo incide di più della piscina, la colazione è importante, soprattutto se compresa nel prezzo.

Ho realizzato una tabella in excel inserendo i prezzi nella valuta della struttura (il cambio può trarre in inganno, meglio avere dati certi) e ho stabilito prezzi e parametri. Ho assegnato punteggi in base alla media e alla mediana. Se il prezzo medio è di 100, prendi due punti se costi di meno e ne prendi 0 se costi di più. Se la distanza mediana dal centro è 2 km, prendi 1 punto se sei più vicino e zero se sei più lontano. La presenza della piscina ti fa guadagnare mezzo punto. La comodità della camera si somma al punteggio finale. Se il prezzo è fuori budget, perdi un punto.

Ho raccolto i dati di circa 20/30 strutture per ogni località e scelto le migliori cinque tra le quali abbiamo selezionato quelle da cui prenotare. Perché questa è matematica, ma la sensazione umana non può essere tradotta in un banale calcolo su excel.

In tutto questo abbiamo anche prenotato l'auto e fatto la patente internazionale (che andrò a ritirare a fine mese).